2023_GR_00093 - Advies en begeleiding op vlak van HR en organisatie-ontwikkeling - Toetreden als vennoot bij Poolstok CVBA - Goedkeuring/Weigering

Het aantrekken van de juiste expertise voor adviezen of begeleiding op het vlak van HR via de procedure van de overheidsopdrachten is voor een openbaar bestuur geen evidentie.

Niet alleen kost de hele gunningsprocedure van het uitschrijven van de overheidsopdracht tot aan de gunning veel tijd en moeite, het is ook niet altijd evident om de juiste evaluatiecriteria voor het beoordelen van de kandidaat-opdrachtnemers te bepalen.

Poolstok is een coöperatieve (CVBA) van openbare en aanverwante besturen die aanbestedingen organiseert rond organisatieontwikkeling en HR-aangelegenheden in de meest brede zin van het woord zoals o.m. werving en selectie, organisatievorming, opleidingen rond leiderschap, talentmanagement, evaluaties en assessments.

Gebruik maken van de diensten van Poolstok vereist een toetreding als vennoot. In ruil daarvoor kunnen vennoten een beroep doen op de diverse diensten van Poolstok.

Het bijzondere is dat de diensten niet rechtstreeks worden geleverd, maar dat Poolstok via de techniek van de gunningen met respect voor de wet op de overheidsopdrachten contracten afsluit met gespecialiseerde kantoren.

Per domein heeft Poolstok een marktbevraging georganiseerd en een kwalitatieve en financiële vergelijking van de firma’s gedaan. Firma’s die uiteindelijk weerhouden werden, zijn verplicht hun allerlaagste prijs aan afnemers aan te bieden als ze via Poolstok ingeschakeld worden.

Aangesloten besturen hoeven zelf geen marktbevraging meer te doen, maar kunnen indien gewenst een keuze maken uit de aanbiedende bedrijven en een bedrijf aanstellen in functie van de noden. Dit alles in overeenstemming met de regels uit de wet op overheidsopdrachten.

De voordelen zijn groot:

• We moeten zelf niet meer op zoek gaan naar een geschikt bedrijf voor een bepaalde opdracht; de deelnemende bedrijven zijn specialisten in hun domein en werden door Poolstok  kwalitatief gescreend.
• Indien we toch zelf nog een ander (bvb. lokaal) bedrijf de kans willen geven om een offerte in te dienen, dan kan dat. In dat geval moeten we uiteraard wel zelf de volledige procedure volgens de wet op overheidsopdrachten uitvoeren.
• De deelnemende bedrijven garanderen dat ze hun laagst mogelijke prijs vragen voor opdrachten via Poolstok. Gemiddeld rekenen ze zo +/-10% minder aan dan bij een offerte die niet via Poolstok aangevraagd wordt.
• Op die manier winnen we aan snelheid en besparen we kostbare (personeels-)tijd.

Het aansluiten door het gemeentebestuur als vennoot gebeurt door eenmalig “aandelen” te kopen. Per 10 VTE moeten er 3 aandelen van 24,79 euro/stuk aangekocht. Dit brengt het aansluitingsbedrag bij Poolstok voor de gemeente Lummen op +/- 1.190 euro (+/- 160 personeelsleden: 16 * 3 * 24,79 = 1. 189,92 euro). Dit is dus een eenmalige uitgave waarna we onbeperkt van de dienstverlening gebruik kunnen maken.

Indien we in de toekomst weer willen uitstappen, is dat mits voorafgaande aankondiging en goedkeuring GR/RMW mogelijk en wordt het aandelenbedrag integraal terugbetaald.