De lokale besturen van Halen, Herk-de-Stad en Lummen hebben hun intentie tot intergemeentelijke samenwerking geformaliseerd in een intentieverklaring, die ondertekend werd op 26 mei 2023.
De drie lokale besturen werkten in het verleden reeds samen rond noodplanning, op het vlak van bijstand of backup van de noodplanningsambtenaar, communicatie en psychosociale hulpverlening. Hierdoor trad één van deze ambtenaren van één bestuur mogelijk op bij een ander bestuur - eventueel onder rechtstreeks gezag van het andere bestuur - zonder dat de aansprakelijkheid afgedekt was. De respectieve besturen wensten deze samenwerking te formaliseren en juridisch af te dekken.
De burgemeester bekleedt een bijzondere verantwoordelijkheid inzake de gemeentelijke noodplanning. Deze noodplanning vertoont een onvoorzien karakter, waarbij de betrokken ambtenaren in principe 24u/24u bereikbaar moeten zijn en waar dit in een gemeente met een grootteorde zoals Halen, Herk-de-Stad en Lummen niet altijd haalbaar is. Bovendien kunnen calamiteiten zich over langere tijd voordoen waardoor in aflossing dient te worden voorzien, of van een zekere grootteorde zijn waardoor de taken dienen te worden verdeeld.
De samenwerking situeert zich op de domeinen noodplanning(sambtenaar), communicatie en psychosociale hulpverlening. Voor die drie domeinen fungeren de respectieve ambtenaren zowel ter assistentie als als backup - in dit laatste geval vervangen ze de oorspronkelijke plaatselijke ambtenaar. Ook tijdens oefeningen wordt onderling ondersteuning geboden, wat ineens een oefening van de onderlinge samenwerking uitmaakt.
Alarmering gebeurt via een lijst van noodtelefoonnummers. De respectieve ambtenaren maken ook afspraken met betrekking tot verlof en langdurige afwezigheden.
De samenwerking vereist ook een afstemming van de noodplannen van de lokale besturen, in het licht van uniformiteit.
In lijn met de internationale tussenkomsten bij calamiteiten, worden de loonkosten door het eigen bestuur gedragen. Gezagsgewijs fungeren de betrokken ambtenaren echter onder het verzoekende bestuur.
De drie besturen zijn voor hun aansprakelijkheid aangesloten bij Ethias. De maatschappij bevestigde per e-mail de verzekeringsdekking.
De samenwerkingsovereenkomst neemt de vorm aan van een overeenkomst tussen gemeenten (art. 387 DLB) met een stilzwijgende jaarlijkse verlenging, tenzij (eenzijdige) opzeg met een opzegtermijn van minimum zes maanden.
Gemeente Lummen gaat een intergemeentelijke samenwerking aan met de lokale besturen van Halen en Herk-de-Stad rond noodplanning, onder vorm van een specifieke samenwerkingsovereenkomst, die deel uitmaakt van dit besluit.