De zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn de dato 22 mei 2023.
De ontwerpnotulen van de raad voor maatschappelijk welzijn werden onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
De notulen werden/worden via de agenda ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering van de volgende raad, ter beschikking gesteld aan de raadsleden.
Het zittingsverslag (audioverslag) werd per e-mail verzonden aan de individuele raadsleden.
Al dan niet na opmerkingen over de redactie van de notulen en het zittingsverslag, worden de notulen en het zittingsverslag - desgevallend met aanpassingen - door de raad voor maatschappelijk welzijn aangenomen of impliciet als goedgekeurd beschouwd.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn de dato 22 mei 2023 goed.
Het Openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vormt nog steeds een aparte juridische entiteit.
De jaarrekening 2022 werd opgemaakt als één geïntegreerd geheel voor zowel gemeente als OCMW.
De OCMW-raad dient voor zijn deel de jaarrekening vast te stellen, dit dient te gebeuren voordat de gemeenteraad het deel van de jaarrekening 2022 met betrekking tot het OCMW kan goedkeuren.
In bijlage het ontwerp van jaarrekening 2022
De jaarrekening 2022 wordt voorgelegd aan de OCMW-raad voor de vaststelling van het deel OCMW van de jaarrekening 2022. De volgende resultaten worden bekomen voor het deel OCMW: (p9 jaarrekening)
Decreet Lokaal bestuur artikel 249.
Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen
Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids-en beheerscyclus van de lokale besturen.
De jaarrekening 2022, gedeelte OCMW wordt vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn
Het Openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vormt nog steeds een aparte juridische entiteit.
De 7de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 werd opgemaakt als één geïntegreerd geheel voor zowel gemeente als OCMW.
In Schema M3 is een overzicht opgenomen van de kredieten voorzien voor het OCMW. dit zowel voor exploitatie als investeringen.
De OCMW-raad dient voor zijn deel de aanpassingen van het meerjarenplan vast te stellen, dit dient te gebeuren voordat de gemeenteraad het deel van de aanpassing van het meerjarenplan met betrekking tot het OCMW kan goedkeuren.
In bijlage het ontwerp van de 7de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025.
De 7de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 wordt voorgelegd aan de OCMW-raad voor de vaststelling van het deel OCMW van de aanpassing van het meerjarenplan.
Decreet Lokaal Bestuur, Titel 4, hoofdstuk 1 afdeling 1, 2 en 4.
Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen
Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids-en beheerscyclus van de lokale besturenDe 7de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025, gedeelte OCMW wordt vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn
De financieel directeur dient jaarlijks te rapporteren aan de raad van maatschappelijk welzijn over de voorafgaande controle van de wettelijkheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.
De raad van maatschappelijk welzijn kan bepaalde categorieën uitsluiten van deze voorafgaande controle.
De raad van maatschappelijk welzijn besliste om alle opdrachten en verbintenissen van dagelijks bestuur uit te sluiten van deze voorafgaande controle.
Op 24 juni 2019 besliste de raad om het grensbedrag van dagelijks bestuur vast te leggen op 12.500 euro exclusief btw.
In bijlage een lijst van de verbintenissen waarvoor in 2022 een voorafgaande controle gebeurde en een visum werd afgeleverd vooraleer de opdracht gesloten werd.
De lijst van verbintenissen 2022 waarvoor visum werd afgeleverd.
Decreet Lokaal Bestuur artikel 177 en artikel 266
Binnen de omschrijving van het begrip dagelijks bestuur rapporteert het vast bureau aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de verbintenissen waarvoor het voorbije jaar een voorafgaande controle gebeurde en een visum werd afgeleverd vooraleer de opdracht gesloten werd.
De raad van maatschappelijk welzijn neemt kennis van de verbintenissen van 2022 waarvoor een voorafgaand visum werd afgeleverd.
Zowel gemeente als OCMW doen beroep op de inzet van vrijwilligers in verschillende diensten. Het afsprakenkader hieromtrent zit vervat in het vrijwilligersreglement en de informatienota zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van 9 december 2019.
Onder meer o.w.v. in het vorige reglement vermelde groepen vrijwilligers waar nu geen beroep meer op gedaan wordt en nog niet vermelde nieuwe groepen vrijwilligers, zijn het vrijwilligersreglement en de informatienota aan een update toe.
Het vrijwilligersreglement en informatienota vrijwilligers gemeente en OCMW wordt up-to-date gebracht en bijgestuurd aan de huidige werking.
Volgende aanpassingen worden voorgesteld:
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het vrijwilligersreglement goed.
Het reglement is van toepassing vanaf 1 juli 2023 en vervangt alle voorgaande reglementen.
Het huishoudelijk reglement poetsdienst en het huishoudelijk reglement dienst gezinszorg dienen aangepast te worden naar aanleiding van een aantal wijzigingen.
Naar aanleiding van onderstaande wijzigingen is een update van het huishoudelijk reglement poetsdienst en het huishoudelijk reglement dienst gezinszorg noodzakelijk:
In bijlage:
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het huishoudelijk reglement poetsdienst versie juni 2023 goed.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het huishoudelijk reglement dienst gezinszorg versie juni 2023 goed.
De Raad Maatschappelijk Welzijn ging op 27 maart 2023 akkoord met het aanvragen van de subsidie verbonden aan het gebruik van de REMI tool.
Om daadwerkelijk toegang te kunnen krijgen tot REMI, dienen we ons akkoord te verklaren met de bepalingen van het raamcontract tussen Thomas More Kempen (Expertisecentrum Budget en Financieel Welzijn) en ons OCMW. Dit raamcontract bevat een samenwerkingsovereenkomst, een verwerkersovereenkomst en een beveiligingshandleiding. We dienen ons akkoord te verklaren door het toetredingsdocument ondertekend terug te bezorgen. De documenten werden voorgelegd aan onze informatieveiligheidsconsulent en deze leverde een positief advies af. Alle documenten zijn te vinden in bijlage.
Het akkoord gaan met de raamovereenkomst is noodzakelijk om effectief gebruik te kunnen maken van REMI.
Het positief advies van de informatieveiligheidsconsulent.
De Federale Regering wil de OCMW’s stimuleren om op basis van het REMI-systeem aanvullende financiële steun te voorzien voor huishoudens die over een ontoereikend inkomen beschikken (KB van 22 januari 2023 houdende een toelage voor het gebruik van de REMI-tool om aanvullende financiële steun te verlenen aan OCMW-begunstigden).
De Raad Maatschappelijk Welzijn wenst partij te worden bij de raamovereenkomst van Thomas More Kempen (Expertisecentrum Budget en Financieel Welzijn) in het kader van de door hen ontwikkelde REMI tool.
In het woonzorgcentrum Het Meerlehof dienen de arbeidskledij, plat linnen en bewonerskledij gewassen te worden.
De bestaande overheidsopdracht voor het wassen van linnen, de arbeidskledij in het WZC Het meerlehof , gegund aan wasserij St Joris loopt af op 31 januari 2024. Hierbij dient de keuze gemaakt om een nieuwe overheidsopdracht uit te schrijven, of toe te treden tot VZW Clova.
De mogelijkheid om, als openbaar bestuur, toe te treden tot de VZW Clova. Deze VZW werd opgericht met als doel het wassen, aankopen, verhuren en behandelen van linnen of andere textielvervangende producten ten behoeve van openbare verzorgingsinstellingen, verenigingen van publiek recht, verenigingen en eraan gelieerde instellingen, leden van de vzw, met het doel dit zo bedrijfseconomisch mogelijk te doen voor de aangesloten leden.
De bestaande overheidsopdracht voor het wassen van linnen van het WZC Het Meerlehof bij wasserij St Joris loopt af.
De mogelijkheid om, als openbaar bestuur, toe te treden tot de VZW Clova. Deze VZW werd opgericht met als doel het wassen, aankopen, verhuren en behandelen van linnen of andere textielvervangende producten ten behoeve van openbare verzorgingsinstellingen, verenigingen van publiek recht, verenigingen en eraan gelieerde instellingen, leden van de vzw, met het doel dit zo bedrijfseconomisch mogelijk te doen voor de aangesloten leden.
Bij de toetreding tot VZW Clova is het noodzakelijk dat er intern een vaste vertegenwoordiger wordt aangeduid als vertegenwoordigend lid in de algemene vergadering. Voorstel is om Hanne Scheymans, directeur Het Meerlehof, aan te stellen als lid.
Hierdoor stelt een toetreding tot de VZW Clova de toegetreden overheid vrij van het voeren van een aanbestedingsprocedure in het kader van de wetgeving overheidsopdrachten voor de producten geleverd door de VZW Clova.
VZW Clova is een kostendelende VZW dewelke enkel dienstverlening aanbiedt aan de toegetreden leden binnen de (openbare) verzorgingssector.
WZC Het Meerlehof wenst de huur en het wassen van de arbeidskledij, plat linnen en bewonerskledij aan te sluiten bij VZW Clova. De toetreding tot VZW Clova is kosteloos.
De werking van de VZW is louter kostendekkend , de vergoeding aangerekend voor de dienstverlening is gelijk aan het aandeel in de gemaakte kosten van de VZW hiervoor.
Er werd een vergelijking gemaakt tussen de kostprijs van de VZW Clova en de huidige dienstverlener. (bijlage). Hierbij is VZW Clova merkelijk goedkoper. Hierbij dient ook rekening gehouden te worden dat de nieuwe prijzen van de aanbestedingen hoger liggen.
Bij toetreding tot VZW Clova zal een Service Level Agreement (blanco exemplaar in bijlage) opgemaakt worden op maat van de noden van WZC Het Meerlehof mbt hoeveelheden, ophaalmomenten van het linnen e.d.. Op enkele bijlages bij de SLA staat specifieke informatie vermeld, die bij de opmaak van de SLA op maat van het WZC Het Meerlehof ingevuld zullen worden.
De overeenkomst met VZW Clova dient te worden aangegaan voor minimum 3 jaar. Er geldt een opzegperiode van 1 jaar.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 30 (in-house opdrachten).
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
De raad voor maatschappelijk welzijn verleent goedkeuring om toe te treden tot VZW Clova, Industriepark kapelleveld Noord, Sint-Jansveld 1 te 2160 Wommelgem, voor de verwerking van het linnen, de arbeidskledij en de bewonerswas van het OCMW Lummen.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om Hanne Scheymans, directeur WZC Het Meerlehof, namens OCMW Lummen aan te duiden als vaste vertegenwoordiger om deel te nemen aan de algemene vergadering.
De raad voor maatschappelijk welzijn machtigt het vast bureau om de samenwerkingsovereenkomst (Service Level Agreement) met VZW Clova af te sluiten waarin verdere praktische afspraken gemaakt zullen worden.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de organen over de organisatiebeheersing van het voorbije jaar.
Het rapport werd opgesteld in samenspraak met het managementteam.
Het rapport organisatiebeheersing 2022 wordt voorgelegd en toegelicht.
Het bevat:
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing 2022.