2025_GR_00027 - Communicatie bij wegenwerken: bestek, gunningswijze en lijst aan te schrijven firma's - Goedkeuring/Weigering

In 2021 werd een bestek gegund voor de externe ondersteuning bij de communicatie rond de talrijke wegenwerken die de afgelopen legislatuur op stapel stonden. Deze opdracht loopt binnenkort af, maar gelet op de grote hoeveelheid aan projecten die nog in uitvoering zijn en/of zullen worden opgestart, blijft het beroep doen op externe ondersteuning noodzakelijk. Er is momenteel intern geen invulling mogelijk van een aantal taken die momenteel door onze huidige externe partner worden uitgevoerd.

 Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

 Enkele uitgangspunten bij de opmaak van het bestek:

  Looptijd:

4 jaar is de maximaal mogelijke looptijd voor dit soort opdrachten. Er is gekozen voor een looptijd van 2 jaar met de mogelijkheid om deze éénmaal (uitdrukkelijk) opnieuw voor 2 jaar te verlengen.

 Aan te schrijven firma’s / selectiecriteria / gunningscriteria:
Aangezien het in deze erg belangrijk is dat de opdracht uitgevoerd wordt door een bureau met specifieke ervaring m.b.t. communicatietrajecten rond wegenwerken wordt:

• Het voorleggen van relevante referenties als selectiecriterium opgenomen zodat inschrijvers zonder geschikte ervaring geweerd worden;
• De aan te schrijven bureaus beperkt tot bureaus waarvan mag worden aangenomen dat ze over deze ervaring beschikken. In een erg beperkte en gespecialiseerde sector betekent dit de bureaus die hieronder staan opgenomen;
• De gunningscriteria met betrekking tot de inhoudelijk kwaliteiten voldoende gewicht gegeven t.o.v. het gunningscriterium prijs;
• De inschrijvers enkele opdrachten meegegeven die ons toelaten een goede beoordeling / vergelijking te doen van de binnengekomen offertes.

 Een overzicht van alle geplande werken/ werken in uitvoering wordt als bijlage toegevoegd aan het bestek. 

 Inventaris:
De grotere overkoepelende taken gebeurden in uitvoering van de opdracht die nu afloopt

Gunningscriteria:

• Prijs: 35 punten
• Kwaliteit van de visie: 20 punten
• Kwaliteit van het plan van aanpak: 20 punten
• Kwaliteit van het in te zetten team: 10 punten
• Kwaliteit van de documenten aangeleverd met betrekking tot de case: 15 punten

Volgende firma's worden uitgenodigd om een offerte in te dienen:

• Amaril, Vredestraat 2A te 3500 Hasselt
• Connect, Maastrichterstraat 71 te 3500 Hasselt
• RCA, Koningin Astridlaan 38, 3500 Hasselt

In het kader van de opdracht “Communicatie bij wegenwerken ” werd een bestek met nr. LUMMEN-2025/01/03 opgesteld door de dienst overheidsopdrachten.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 66.115,70 euro excl. btw of 80.000,00 euro incl. 21% btw voor een periode van 4 jaar. 

Per jaar zou dit een kost betekenen van 16.528,93 euro excl. btw of 20.000,00 incl. 21% btw.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

Wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 42.

Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Bestuursdecreet van 7 december 2018.